POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ & PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

3.1 Convertr comme responsable de traitement pour ses traitements propres

Convertr agit en qualité de responsable de traitement pour les traitements relatifs notamment :

• à la gestion du site convertr.fr ;
• aux demandes de contact, de démonstration ou d'information ;
• à la gestion des comptes Clients et des accès à la plateforme ;
• à la relation contractuelle et administrative ;
• à la facturation ;
• au support ;
• à la sécurité ;
• à la prévention des abus ;
• et au fonctionnement technique général du service.

3.2 Convertr comme sous-traitant pour les données du Client

Lorsque la solution Convertr est utilisée par un Client pour traiter des données de leads, prospects ou clients finaux dans le cadre de ses campagnes, de son pipeline, de ses communications, de ses automatisations ou de ses opérations commerciales, le Client agit comme responsable de traitement et Convertr intervient comme sous-traitant, sur instruction documentée et dans les limites prévues par la documentation contractuelle applicable, notamment le DPA.

Cela couvre notamment :

• les données de prospects importées, collectées ou synchronisées par le Client ;
• les données d'appels et de SMS ;
• les métadonnées associées aux communications ;
• les transcriptions textuelles d'appel ;
• les résumés, tags, statuts et éléments de qualification ou de scoring, selon configuration ;
• les données de reporting ou d'attribution de campagnes lorsque le Client connecte ses propres services ou comptes.

Dans ce cadre, Convertr peut recourir à des prestataires techniques ou opérationnels intervenant comme sous-traitants ultérieurs, dans les conditions prévues par la documentation contractuelle applicable.

3.3 Conséquence pratique

Si vous êtes Client Convertr, vous exercez vos droits auprès de Convertr pour les traitements dont Convertr est responsable.

Si vous êtes un prospect, lead ou client final contacté par un Client utilisant Convertr, vous exercez vos droits en priorité auprès de ce Client, qui demeure responsable de traitement pour ces opérations. Convertr peut, dans la mesure du possible, aider à orienter votre demande.

4.1 Site convertr.fr et demandes adressées à Convertr

Convertr peut traiter, selon les cas :

• des données d'identité et de contact fournies via un formulaire, un email ou tout autre canal de prise de contact, telles que nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone, entreprise, fonction et message ;
• des données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site, telles que adresse IP, horodatages, journaux techniques, informations relatives au navigateur ou à l'appareil utilisé.

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires au traitement de la demande. À défaut, Convertr peut être dans l'impossibilité d'y répondre ou d'en assurer le suivi.

4.2 Comptes Clients et accès à la plateforme

Convertr peut traiter, pour les comptes Clients :

• l'identité et les coordonnées professionnelles des utilisateurs autorisés ;
• les données de compte, d'authentification, d'habilitation et d'historique d'accès ;
• les échanges liés au support, à l'exploitation ou à la relation commerciale ;
• les données techniques et de sécurité, telles que logs, événements de connexion, adresses IP ou informations associées à l'usage de la plateforme.

Les données strictement nécessaires à la création, à la gestion et à la sécurisation du compte sont obligatoires. À défaut, l'accès à la plateforme ou à certaines fonctionnalités peut être impossible.

4.3 Données leads / prospects traitées pour le compte du Client

Selon le paramétrage retenu par le Client et les fonctionnalités activées, peuvent être traitées pour son compte :

• des coordonnées et informations communiquées via formulaires, outils, comptes publicitaires, intégrations ou systèmes du Client ;
• des données commerciales, telles que source, statut, notes, historique, rendez-vous, réponses et éléments de suivi ;
• des métadonnées relatives aux appels et aux SMS ;
• des contenus SMS ;
• et, si les fonctionnalités correspondantes sont activées, des éléments textuels issus des communications, tels qu'une transcription, un résumé ou des éléments de qualification.

Lorsque des appels sont réalisés via un agent vocal automatisé ou lorsqu'une transcription est activée, des éléments techniques liés au déroulement de l'appel, à son traitement et à sa conversion en texte peuvent également être traités dans la stricte mesure nécessaire au fonctionnement du service activé.

Les champs obligatoires et la nécessité de fournir certaines données sont déterminés par le Client au moment de la collecte.

4.4 Données sensibles

Le service n'a pas vocation à être utilisé pour collecter volontairement des données sensibles.

Le Client s'engage à ne pas configurer ou utiliser la solution pour rechercher, solliciter ou exploiter volontairement de telles données, sauf encadrement juridique spécifique relevant de sa seule responsabilité.

Si des données sensibles sont néanmoins saisies ou apparaissent de manière incidente dans un champ libre, un message ou une conversation, elles ne doivent être conservées ou exploitées que dans la mesure strictement nécessaire, sous réserve des contraintes techniques et des instructions documentées du Client.

4.5 Enregistrements audio

Au lancement, Convertr n'a pas vocation à enregistrer ni à conserver l'audio des appels par défaut.

La plateforme exploite principalement, selon les fonctionnalités activées, des métadonnées, des transcriptions textuelles et des résumés.

Si, à l'avenir, une fonctionnalité d'enregistrement ou de conservation audio devait être activée, elle ne pourrait l'être qu'à la demande expresse du Client, sous sa responsabilité, avec information préalable appropriée des personnes concernées et mise en place des conditions juridiques et opérationnelles requises.

5.1 Traitements dont Convertr est responsable de traitement

Convertr traite des données personnelles pour les finalités suivantes :

5.2 Traitements réalisés pour le compte du Client

Lorsque Convertr agit comme sous-traitant, les données sont traitées sur instruction du Client pour fournir notamment :

• l'ingestion et la centralisation de leads ;
• le pipeline commercial et le suivi CRM ;
• les automatisations ;
• les appels, SMS et suivis associés ;
• la transcription, le résumé, la qualification et le reporting, selon les fonctionnalités activées ;
• la visualisation de données liées à des campagnes ou à des intégrations, lorsque le Client connecte ses propres services.

La base légale applicable vis-à-vis des leads, prospects ou clients finaux du Client est déterminée par le Client, sous sa responsabilité.

6.1 Existence possible d'un profilage ou d'un scoring

La plateforme Convertr peut inclure des fonctionnalités de qualification, de priorisation ou de scoring reposant notamment :

• sur des règles paramétrées par le Client ;
• sur des données ou signaux issus des échanges ;
• et/ou sur des traitements automatisés, y compris lorsque certaines fonctionnalités d'IA sont activées.

Ces traitements peuvent constituer une forme de profilage lorsqu'ils utilisent des données personnelles pour évaluer certains aspects relatifs à une personne, tels que l'intérêt, la priorité, le niveau d'engagement ou la probabilité de suivi commercial.

6.2 Logique générale

Selon le paramétrage retenu par le Client, peuvent notamment influencer un score ou une priorité :

• la cohérence entre la demande et l'offre ;
• le niveau d'intérêt exprimé ;
• les objections ou contraintes identifiées ;
• l'urgence ou l'horizon temporel ;
• la complétude des informations ;
• le résultat d'un échange ;
• le statut dans le pipeline ou les campagnes.

6.3 Importance et conséquences possibles

En pratique, un score ou une qualification peut :

• prioriser ou déprioriser un lead dans une file de traitement ;
• déclencher ou non certaines actions automatisées ;
• orienter un suivi commercial ou une prise de rendez-vous.

Au lancement, Convertr n'a pas vocation à prendre, de manière autonome, des décisions produisant des effets juridiques au sens strict. En revanche, ces mécanismes peuvent influencer l'organisation commerciale du Client.

6.4 Droits associés

Si vous êtes un lead ou un prospect traité pour le compte d'un Client, vos droits s'exercent en priorité auprès de ce Client, qui demeure responsable de traitement et de l'usage qui est fait du scoring, du profilage ou de la qualification automatisée.

9.1 Hébergement et infrastructure

• Vercel : hébergement du site convertr.fr et de l'application app.convertr.fr.
• Railway : hébergement de l'API backend, de la base de données PostgreSQL et du cache Redis.

9.2 Stockage de fichiers

• Cloudflare R2 : stockage de fichiers, documents et créatifs publicitaires.

9.3 Téléphonie, SMS et agent vocal

• Twilio : envoi de SMS et services associés, selon activation.
• Retell AI : agent vocal IA, traitement des appels et transcription, selon activation.

9.4 Email transactionnel

• Resend : envoi d'emails transactionnels, notamment confirmations, récapitulatifs et réinitialisation de mot de passe.

9.5 Modèles IA via API (selon workflows activés)

• OpenAI
• Anthropic
• Mistral
• Google Gemini

Ces fournisseurs de modèles IA peuvent être utilisés via API dans le cadre de workflows ou scénarios effectivement activés par Convertr, notamment au moyen de l'outil n8n auto-hébergé en local, dans la limite de ce qui est nécessaire aux fonctionnalités concernées.

9.6 Intégrations publicitaires du Client

• Meta Ads (Facebook / Instagram Ads) : synchronisation des campagnes et réception des leads, selon activation par le Client.
• Google Ads : synchronisation des campagnes, métriques et données associées, selon activation par le Client.

9.7 Intégrations agenda du Client

• Google Calendar : synchronisation des rendez-vous via OAuth, selon activation par le Client.
• Microsoft Outlook Calendar / Microsoft Graph : synchronisation des rendez-vous selon activation par le Client.

9.8 Outil technique interne

L'outil n8n est utilisé par Convertr comme composant d'automatisation auto-hébergé en local.

En tant qu'outil technique interne exploité directement par Convertr, n8n ne constitue pas, à lui seul, un sous-traitant tiers distinct.

10.1 Principe

Certains prestataires ou certaines configurations peuvent impliquer des traitements ou des accès en dehors de l'Espace économique européen.

De tels traitements peuvent notamment concerner, selon les services effectivement utilisés, des prestataires tels que Vercel, Railway, Twilio, Retell AI, Resend ou certains services tiers activés par le Client.

10.2 Garanties

Lorsque des données personnelles sont traitées en dehors de l'Espace économique européen, Convertr applique le mécanisme de transfert approprié au cas concerné, tel qu'une décision d'adéquation lorsqu'elle est applicable, ou des garanties contractuelles appropriées accompagnées, lorsque requis, de mesures complémentaires techniques, organisationnelles ou contractuelles.

Le mécanisme effectivement retenu peut dépendre :

• du prestataire concerné ;
• de sa localisation ;
• de la configuration du service ;
• et des fonctionnalités activées.

10.3 Informations complémentaires

Vous pouvez demander des informations complémentaires sur les garanties mises en place en écrivant à : contact@convertr.fr

11.1 Site et demandes

• demandes de contact, de démonstration ou d'information : jusqu'à 24 mois après le dernier échange ;
• logs techniques et de sécurité : en principe jusqu'à 12 mois, sauf nécessité liée à un incident ou à une obligation particulière.

11.2 Données Clients

• données de compte et de relation contractuelle : pendant la durée du contrat, puis pour une durée limitée compatible avec la gestion des litiges, la preuve ou les obligations applicables ;
• pièces et écritures comptables : pendant la durée légalement requise ;
• échanges de support : pendant la durée du contrat, puis pour une durée limitée compatible avec le suivi, la preuve ou la gestion d'un éventuel litige.

11.3 Données traitées pour le compte du Client

Sauf instruction différente du Client, configuration particulière ou obligation légale, les repères opérationnels par défaut sont les suivants :

• transcriptions d'appels, lorsqu'elles sont activées : durée limitée et, sauf besoin particulier documenté, en principe inférieure ou égale à 6 mois ;
• résumés, notes, statuts, éléments de qualification ou de scoring : jusqu'à 12 mois ;
• SMS et historiques associés : jusqu'à 12 mois ;
• logs d'activité et de sécurité : jusqu'à 12 mois ;
• sauvegardes techniques : durée de rotation limitée, en principe jusqu'à 60 jours.

Les données nécessaires à la prise en compte d'une opposition ou d'une désinscription peuvent être conservées séparément pendant la durée nécessaire à la prévention de nouvelles sollicitations non souhaitées.

En fin de contrat, les modalités de restitution, d'export, de suppression, d'anonymisation ou de conservation technique limitée sont définies par les documents contractuels applicables, notamment les CGU/CGV et le DPA.

13.1 Vous êtes Client Convertr ou utilisateur d'un compte Convertr

Lorsque Convertr agit comme responsable de traitement, vous pouvez exercer vos droits applicables, notamment accès, rectification, effacement, opposition, limitation et, lorsque cela est applicable, portabilité, en écrivant à :

contact@convertr.fr

Convertr peut demander une preuve d'identité uniquement en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.

13.2 Vous êtes un lead, prospect ou client final traité pour le compte d'un Client

Dans ce cas, le Client demeure responsable de traitement.

Vos droits s'exercent donc en priorité auprès de ce Client.

Si vous ne savez pas quel Client est à l'origine du traitement ou du contact, vous pouvez écrire à contact@convertr.fr afin d'être orienté, dans la mesure du possible et sans que cela n'emporte prise en charge de fond par Convertr au-delà de son rôle de sous-traitant.

13.3 Réclamation

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente, notamment la CNIL en France.