NOTICE UNIQUE « APPELS AUTOMATISÉS PAR AGENT VOCAL IA »

0.1 Rôles RGPD

Lorsque le Client utilise Convertr pour contacter ses leads, prospects ou clients finaux, le Client agit comme responsable de traitement et Convertr intervient comme sous-traitant, sur instruction documentée et dans les limites prévues par la documentation contractuelle applicable.

Convertr agit comme responsable de traitement uniquement pour ses traitements propres, notamment ceux liés :

• à la gestion du site ;
• à la gestion des comptes Clients ;
• au support ;
• à la sécurité ;
• et, le cas échéant, à la relation contractuelle et à la facturation.

0.2 Organisation opérationnelle Convertr

Dans le cadre de son organisation opérationnelle, Convertr peut s'appuyer :

• sur des personnes dûment habilitées agissant sous son autorité ;
• et, lorsque cela est nécessaire à l'exécution du service, sur le Prestataire Services Professionnels Convertr, à savoir Monsieur Adel BELGROUN, pour des opérations de setup, paramétrage, intégration, accompagnement, maintenance, support ou marketing publicitaire, dans les limites de son périmètre contractuel, sous confidentialité, selon le principe du besoin d'en connaître et avec des accès limités au strict nécessaire.

0.3 Documents applicables

La présente notice complète :

• la Politique de confidentialité ;
• les Mentions légales ;
• les CGU/CGV ;
• et, le cas échéant, le DPA.

En cas de contradiction, les documents contractuels applicables au service prévalent pour ce qui concerne l'exécution du service, sans limiter les droits reconnus aux personnes concernées.

0.4 Contact

Pour toute demande d'orientation ou relative à la protection des données : contact@convertr.fr

1.1 Transparence sur le mode d'interaction

Lorsque cette fonctionnalité est activée par le Client, l'appel peut être effectué, en tout ou partie, par un agent vocal automatisé.

À la date de la présente version, Convertr recommande, par prudence et transparence renforcée, qu'il soit indiqué dès le début de l'appel, ou dès que cela est pertinent :

• que l'appel est réalisé pour le compte du Client ;
• qu'il a un objet commercial ou de suivi commercial, lorsque tel est le cas ;
• et, lorsque le scénario retenu le prévoit, que l'interaction s'effectue avec un système automatisé ou un agent vocal assisté par IA.

1.2 Identité du Client

L'appel est réalisé au nom et pour le compte du Client. Vous pouvez demander à tout moment :

• l'identité du Client ;
• sa raison sociale ou sa marque ;
• et un moyen de contact.

1.3 Possibilité de parler à un humain

Selon la configuration choisie par le Client et les disponibilités opérationnelles de celui-ci, vous pouvez demander à être mis(e) en relation avec un interlocuteur humain.

Si cette option n'est pas disponible, notamment en dehors des horaires prévus ou en cas d'indisponibilité, l'appel peut être limité à une qualification, à une prise de message, à une proposition de suivi ultérieur ou être interrompu.

1.4 Objectifs possibles de l'agent vocal IA

Au périmètre de lancement, l'agent vocal automatisé peut notamment être utilisé pour :

• poser un nombre limité de questions de qualification ;
• recueillir des informations utiles au traitement commercial ;
• produire un scoring ou une catégorisation ;
• proposer, si cette option est activée, une prise de rendez-vous ou un rappel humain ;
• transmettre des informations simples relatives à la demande ou au suivi.

1.5 Scoring / profilage — sans biométrie ni clonage de voix au lancement

Selon les scénarios activés, une analyse automatisée des réponses peut être réalisée afin d'orienter le suivi commercial.

Ces mécanismes peuvent constituer du profilage lorsqu'ils utilisent des données personnelles pour évaluer certains aspects, par exemple la priorité de traitement, l'intérêt exprimé ou la probabilité de suivi.

Au lancement, Convertr n'a pas vocation à mettre en œuvre :

• d'identification biométrique fondée sur la voix ;
• de reconnaissance vocale biométrique à des fins d'identification ;
• ni de clonage de voix destiné à imiter une personne réelle.

2.1 Pourquoi vous êtes contacté(e)

Au lancement, les appels via agent vocal IA ont vocation à être utilisés en priorité à la suite d'une action préalable de la personne concernée, par exemple lorsqu'elle a :

• rempli un formulaire ;
• demandé à être recontactée ;
• sollicité une démonstration, un rappel ou des informations ;
• ou interagi avec un dispositif du Client permettant un suivi commercial.

Le cadre juridique applicable dépend toutefois du contexte réel de collecte, du statut de la personne contactée, du canal utilisé, du secteur concerné et du scénario retenu par le Client.

Le Client demeure seul responsable de la base légale applicable, de l'information fournie, du recueil du consentement lorsque celui-ci est requis, et de la preuve correspondante.

2.2 Activation à la demande

Le module d'appels automatisés n'est utilisé qu'à la demande et selon le paramétrage du Client. Convertr ne lance pas d'appels automatisés en l'absence :

• d'activation explicite ;
• de paramétrage effectif ;
• et d'instructions ou configurations associées au compte du Client.

2.3 Règles d'horaires et de fréquence en France

Lorsque l'appel relève de la prospection commerciale non sollicitée à destination d'un consommateur, le Client doit respecter les règles applicables en matière de jours, d'horaires et de fréquence. À la date de la présente version, cela peut notamment inclure :

• des appels autorisés en principe du lundi au vendredi, de 10h à 13h et de 14h à 20h, hors jours fériés ;
• l'interdiction, pour un même professionnel, de démarcher ou tenter de démarcher un même consommateur plus de 4 fois sur 30 jours calendaires ;
• et, en cas de refus exprimé lors de la conversation, l'abstention de recontacter la personne avant l'expiration d'un délai de 60 jours calendaires.

Convertr peut fournir des mécanismes techniques, tels que statuts, oppositions, logs ou historiques, mais le respect concret de ces règles dépend des données sources, scripts, listes d'appel, paramétrages et usages retenus par le Client.

2.4 Évolution majeure au 11 août 2026

À compter du 11 août 2026, le droit français prévoit, pour les consommateurs, un principe d'interdiction du démarchage téléphonique sans consentement préalable, sauf exceptions prévues par la loi, notamment dans certains cas liés à un contrat en cours.

Lorsque cette règle s'applique, il appartient au professionnel concerné d'être en mesure de démontrer l'existence d'un consentement préalable valable, ou de justifier l'exception invoquée.

2.5 Cas des systèmes automatisés / automate d'appel

Lorsqu'un dispositif utilisé relève juridiquement d'un automate d'appel ou d'un système automatisé de prospection directe visant une personne physique, la conformité du scénario doit être appréciée avec un niveau de vigilance renforcé.

Par prudence, lorsque le Client utilise un agent vocal automatisé, il lui appartient d'organiser sa conformité, notamment sur les points suivants :

• l'information de la personne ;
• la base légale applicable ;
• la preuve du consentement lorsque celui-ci est requis ;
• l'existence d'un mécanisme simple d'opposition ou de désinscription ;
• et la bonne configuration des scripts, scénarios et listes d'appel.

2.6 Votre opposition / opt-out

Vous pouvez à tout moment :

• demander l'identité du Client au nom duquel l'appel est effectué ;
• demander à ne plus être contacté(e) par téléphone pour des sollicitations liées à ce Client ;
• signaler qu'un numéro est erroné ;
• demander, lorsque cela est possible, une intervention humaine ;
• exprimer une opposition au suivi automatisé ou aux sollicitations futures.

Selon les outils activés, Convertr peut permettre d'enregistrer un statut d'opposition et d'interrompre le scénario automatisé en cours.

Le Client demeure seul responsable de la prise en compte effective, durable et cohérente de cette opposition dans l'ensemble de ses canaux, campagnes, bases et systèmes connectés.

2.7 Follow-up SMS (si activé)

Certains Clients peuvent activer un suivi par SMS, par exemple pour confirmer un échange, rappeler un rendez-vous ou transmettre un lien.

Dans ce cas, un moyen simple de cesser ces sollicitations doit être prévu, par exemple via une mention STOP ou un contact indiqué par le Client.

3.1 Au lancement : pas d'enregistrement audio par défaut

Au lancement, Convertr n'a pas vocation à enregistrer ni à conserver l'audio des appels par défaut. La plateforme exploite principalement, selon les fonctionnalités activées :

• des transcriptions textuelles ;
• des résumés ;
• des métadonnées techniques ;
• et des éléments utiles au suivi, à la qualification ou à la prise de rendez-vous.

3.2 Si l'enregistrement audio est activé par le Client

Si une fonctionnalité d'enregistrement ou de conservation audio est activée par le Client, la personne appelée doit en être informée de manière claire au début de l'appel, avec indication de la finalité poursuivie et, lorsque cela est requis, d'un mécanisme d'opposition ou d'un autre mécanisme conforme applicable.

De tels enregistrements ne devraient être activés que pour des finalités limitées, telles que :

• la preuve ;
• la qualité ;
• la sécurité ;
• la gestion des litiges ;
• ou le contrôle de conformité.

Des mesures adaptées sont alors attendues, notamment :

• une durée de conservation limitée ;
• des accès restreints ;
• une sécurité appropriée ;
• et un encadrement contractuel adéquat.

3.3 Rappel général

L'enregistrement de paroles prononcées à titre privé ou confidentiel sans respecter le cadre juridique applicable peut exposer à des risques juridiques, y compris pénaux.

4.1 Données susceptibles d'être traitées pendant l'appel

Selon les scénarios activés, peuvent notamment être traitées :

• des données d'identité et de contact ;
• des informations relatives au besoin exprimé ;
• des réponses fournies pendant l'appel ;
• des disponibilités ou préférences de rappel ;
• des métadonnées techniques liées à l'appel ;
• des transcriptions, résumés, scores, tags, statuts ou éléments de qualification, selon les fonctionnalités activées.

La collecte de données sensibles n'est ni recherchée ni destinée par le service. Le Client demeure responsable de ses scripts, scénarios, paramétrages et usages, ainsi que du respect du principe de minimisation.

4.2 Destinataires

Les informations issues de l'appel peuvent être accessibles :

• au Client et à ses équipes habilitées ;
• aux personnes habilitées au sein de Convertr ;
• au Prestataire Services Professionnels Convertr, à savoir Monsieur Adel BELGROUN, lorsque son intervention est nécessaire dans le cadre de son périmètre contractuel ;
• et, le cas échéant, aux prestataires techniques strictement nécessaires au fonctionnement des fonctionnalités activées.

Convertr ne vend pas les données personnelles.

4.3 Prestataires / sous-traitants techniques

Selon les fonctionnalités activées, Convertr peut notamment s'appuyer sur :

• Twilio : téléphonie et SMS ;
• Retell AI : agent vocal, traitement nécessaire au déroulement de l'appel, transcription et journaux liés aux interactions, selon activation ;
• des fournisseurs de modèles IA via API, notamment OpenAI, Anthropic, Mistral ou Google Gemini, selon les workflows effectivement activés.

Ces fournisseurs de modèles IA peuvent être utilisés via API dans le cadre de workflows ou scénarios effectivement activés par Convertr, notamment au moyen de l'outil n8n auto-hébergé en local, dans la limite de ce qui est nécessaire aux fonctionnalités concernées.

4.4 Conservation

Sauf instruction différente du Client, configuration particulière ou obligation légale, des repères opérationnels par défaut peuvent notamment être les suivants :

• transcriptions d'appels, lorsqu'elles sont activées : durée limitée et, sauf besoin particulier documenté, en principe inférieure ou égale à 6 mois ;
• résumés, qualification, scoring, tags, statuts et historiques associés : jusqu'à 12 mois ;
• SMS et historiques liés : jusqu'à 12 mois ;
• logs d'activité et de sécurité : jusqu'à 12 mois ;
• sauvegardes : rotation technique limitée, en principe jusqu'à 60 jours.

En fin de contrat, les modalités de restitution, d'export, de suppression, d'anonymisation ou de conservation technique limitée sont définies par les documents contractuels applicables.

4.5 Transferts hors EEE

Selon les prestataires techniques et les fonctionnalités activées, des traitements ou transferts de données hors de l'Espace économique européen peuvent être impliqués.

Lorsque cela est le cas, Convertr applique le mécanisme de transfert approprié au cas concerné, tel qu'une décision d'adéquation lorsqu'elle est applicable, ou des garanties contractuelles appropriées accompagnées, lorsque requis, de mesures complémentaires techniques, organisationnelles ou contractuelles.

Le mécanisme effectivement retenu peut dépendre :

• du prestataire concerné ;
• de sa localisation ;
• de la configuration du service ;
• et des fonctionnalités activées.

4.6 Sécurité

Convertr met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque et au stade de développement du service, notamment :

• gestion des accès ;
• journalisation ;
• sauvegardes et continuité raisonnables ;
• sélection de prestataires présentant des garanties adaptées ;
• procédures de gestion d'incidents.

4.7 Exercice de vos droits

Pour toute demande relative à un appel réalisé pour le compte d'un Client, notamment opposition, accès, rectification, effacement, limitation ou autre droit applicable, le premier interlocuteur est en principe le Client, en sa qualité de responsable de traitement.

Si vous ne parvenez pas à identifier le Client ou si vous avez besoin d'une orientation, vous pouvez écrire à : contact@convertr.fr

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.